ZUS OSW i ZUS RIA w pytaniach i odpowiedziach

Dokument ZUS OSW to oświadczenie o  zamiarze przekazania raportów informacyjnych  formularz ten przekazuje do ZUS pracodawca, który podjął decyzję o  skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a  przed 1  stycznia 2019 r.

Raport informacyjny ZUS RIA przedsiębiorca składa za ubezpieczonych zgłoszonych po raz pierwszy do ubezpieczeń zusowskich po 31 grudnia 1998 r. a  przed 1  stycznia 2019 r., którzy:

• są jego pracownikami,
• wykonują dla niego pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o  świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Złożenie oświadczenia ZUS OSW, a  następnie raportów informacyjnych ZUS RIA, skraca okres, przez który przechowujesz akta pracownicze, z  50 do 10 lat (na mocy ustawy z  10 stycznia 2018 r. o  zmianie niektórych ustaw w  związku ze skróceniem okresu przechowywania akt oraz ich elektronizacją).

Składając oświadczenie ZUS OSW, wyraża się zamiar przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA, za wszystkich pracowników i  ubezpieczonych, których zatrudniasz na podstawie:

• umowy agencyjnej,
• umowy zlecenia,
• innej umowy o  świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Dotyczy to osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy:

• po 31 grudnia 1998 r. i  wyrejestrowanych do 31 grudnia 2018 r.,
• po 31 grudnia 1998 r. a  przed 1  stycznia 2019 r. i  wyrejestrowywanych na bieżąco.

Oświadczenie ZUS OSW:

• można złożyć w  dowolnym momencie.
• już złożone można wycofać pod warunkiem, że nie został jeszcze złożony pierwszy raport informacyjny ZUS RIA (wycofanie ww. oświadczenia sprawia, że nie można skorzystać ze skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej).

Złożenie raportu informacyjnego ZUS RIA, umożliwia skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej z  50 do 10 lat. Przy czym odnosi się to tylko do tej dokumentacji, która dotyczy stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a  przed dniem 1  stycznia 2019 r.

Raport informacyjny ZUS RIA składa się:

• wraz z  wyrejestrowaniem z  ubezpieczeń społecznych – w  razie wyrejestrowania z  ubezpieczeń po złożeniu formularza ZUS OSW, albo
• w terminie roku od dnia złożenia formularza ZUS OSW – w  razie wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.

Jeśli pracodawca złożył oświadczenie ZUS OSW i  wyrejestrował osoby ubezpieczone, musi przekazać za każdego z  nich osobno raport informacyjny ZUS RIA, zgodnie z  art. 41a ust. 2  ustawy z  13 października 1998 r. o  systemie ubezpieczeń społecznych.

Poniżej odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w temacie druków ZUS OSW oraz ZUS RIA:

Czy wszyscy płatnicy składek muszą złożyć dokument ZUS OSW?

Złożenie dokumentu ZUS OSW jest dobrowolne, a na jego złożenie nie ma wyznaczonego terminu. Pracodawca może złożyć ZUS OSW w dowolnym czasie. Dokument ZUS OSW składa płatnik składek, który chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, z 50 do 10 lat, dotyczących pracowników oraz zleceniobiorców, którzy byli zatrudnieni przez danego pracodawcę, zleceniodawcę po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Złożenie oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportów ZUS RIA pozwoli na skrócenie okresu przechowywania akt.

Czy dokument ZUS OSW może być wysłany z innymi dokumentami w jednym zestawie?

Nie. Oświadczenie ZUS OSW należy przekazywać do ZUS samodzielnie. Zestaw powinien zawierać tylko dokument oświadczenie ZUS OSW.

Czy po wysłaniu dokumentu ZUS OSW można tego samego dnia wysłać dokumenty ZUS RIA?

Zanim płatnik wyśle dokumenty ZUS RIA za ubezpieczonych, wysłany wcześniej dokument ZUS OSW musi zostać przetworzony, a informacja o dacie zgłoszenia oświadczenia musi w wyniku aktualizacji danych, być zapisana w kartotece płatnika w zakładce „Inne dane”.

Za kogo płatnik składa raport informacyjny ZUS RIA?

Raport informacyjny ZUS RIA płatnik może złożyć za pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:
– umowy zlecenia,
– umowy agencyjnej,
– innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Raporty informacyjne ZUS RIA mogą być przekazywane do ZUS, tylko wtedy, gdy płatnik przekaże wcześniej oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), tj. pracodawca zdecydował się na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji za osoby po raz pierwszy zatrudnione w okresie 1999-2018 r.Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW raporty informacyjne ZUS RIA należy przekazać za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1.01.1999 r. – 31.12.2018 r. w ciągu 12 miesięcy od przekazania ZUS OSW lub na bieżąco wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń jeśli wyrejestrowanie następuje po złożeniu oświadczenia.

Czy po wysłaniu do ZUS dokumentu ZUS OSW, płatnik może zrezygnować ze składania dokumentów ZUS RIA?

Jeśli płatnik przekazał oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW, to odwołać to oświadczenie może jedynie w sytuacji, gdy nie został jeszcze złożony żaden raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonego.Przekazanie pierwszego raportu informacyjnego uniemożliwia odwołanie oświadczenia.Informacja o złożeniu dokumentu ZUS RIA za przynajmniej jednego ubezpieczonego jest zapisana w programie Płatnik w kartotece płatnika na zakładce „Inne dane” w bloku „Oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych”.

Jak utworzyć w programie Płatnik dokument ZUS RIA?

Aby utworzyć dokument ZUS RIA należy w programie Płatnik przejść do odrębnego widoku dokumentów ZUS RIA lub zaimportować dokumenty z pliku KEDU. Szczegółowe informacje na temat zasad wypełniania informacji ZUS RIA dostępne są na naszej stronie.

Od kiedy według nowej ustawy liczymy 10 letni okres przechowywania dokumentów – od daty rozwiązania stosunku pracy czy zatrudnienia?

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.Jeśli pracodawca złoży raporty informacyjne ZUS RIA, 10 – letni okres przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny.

Czy płatnik składek (pracodawca) będzie składał ZUS RIA za lata 2019 i następne?

Nie. Pracodawca nie składa raportu ZUS RIA za lata 2019 i następne. Raport ZUS RIA składany jest tylko i wyłącznie za okresy 1999-2018. Może złożyć ZUS RIA w 2019 r. lub następnych latach – zależy to od niego. Najpierw jednak powinien zweryfikować poprawność i kompletność dokumentacji pracowniczej za pracowników, których zatrudniał w okresie 1999 – 2018 r. Przed złożeniem raportów informacyjnych pracodawca powinien przekazać do ZUS oświadczenie ZUS OSW. Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po złożeniu oświadczenia (ZUS OSW) przez pracodawcę), to pracodawca składa za niego raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia (ZUS OSW), pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.

Czy jest graniczna data na złożenie ZUS OSW i ZUS RIA?

Pracodawca sam decyduje, czy chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych i kiedy to zrobi. Dlatego przepisy nie wskazują żadnego terminu dotyczącego składania oświadczenia ZUS OSW. Zawsze musi to być bardzo dobrze przemyślana decyzja pracodawcy. Jeśli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i nie odwoła go, zobowiązany będzie przekazać raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę najpóźniej:
– w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
– wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Czy za pracowników zgłoszonych po 1 stycznia 1999 r., którzy nadal są i będą w kolejnych latach zatrudnieni płatnik powinien składać raport ZUS RIA za kolejne lata tj. 2020, 2021, 2022 itd. czy ZUS RPA? Zapytanie dotyczy płatnika, który złożył OSW oraz złożył raporty ZUS RIA w 2020 r. za wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych po 1 stycznia 1999 r. Jaki raport składa w kolejnych latach na bieżąco za tych ubezpieczonych, którzy nadal są zatrudnieni – ZUS RIA czy ZUS RPA)?

Przykład: Płatnik złożył po 1 stycznia 2019 r. oświadczenie ZUS OSW i złożył (w ustawowym terminie 12 miesięcy) raporty ZUS RIA za ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Między innymi raport ZUS RIA został złożony za pracownika zatrudnionego w 2000 i pracującego nadal. W lutym 2020 r. pracownik otrzyma wynagrodzenie (13-tkę) za rok 2019. Czy w lutym 2020 r. płatnik musi złożyć za tego ubezpieczonego kolejny raport ZUS RIA dotyczący rozliczenia roku 2019, czy składa już na bieżąco raport ZUS RCA z ZUS RPA? Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych tylko i wyłącznie za lata 1999-2018. W przypadku pracownika zgłoszonego do ubezpieczeń po 31.12.1998 r. i nadal zatrudnionego, płatnik składek złoży za niego raport informacyjny z wykazaniem danych za lata 1999-2018 dopiero wraz z wyrejestrowaniem tego pracownika z ubezpieczeń. Sytuacja opisana jako: „Między innymi raport ZUS RIA został złożony za pracownika zatrudnionego w 2000 r. i pracującego nadal” nie powinna mieć miejsca.Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA dotyczy dodatkowych danych przekazywanych od stycznia 2019 r. za okresy bieżące począwszy od 2019 r. W sytuacji, gdy pracownik w lutym 2020 otrzyma wynagrodzenie (13-tkę) za rok 2019, pracodawca składa na bieżąco raport ZUS RPA.

Czy za zmarłych pracowników pracodawca musi przekazać ZUS RIA?

Pracodawca składa raport ZUS RIA również za zmarłych pracowników. Prawo do odebrania dokumentacji papierowej (w przypadku śmierci pracownika) w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, mają:
– dzieci, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
– małżonek (wdowa i wdowiec),
– rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposobione.

Czy są przewidziane kary za nie przekazanie do ZUS raportów informacyjnych?

Pracodawca składa oświadczenie o zamiarze przekazania raportów dobrowolnie. Może je złożyć w dowolnym czasie i może je również wycofać, jeśli nie złożył wcześniej żadnego raportu informacyjnego ZUS RIA. Jeśli pracodawca nie przekaże ZUS OSW oraz raportów informacyjnych ZUS RIA, to będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji nie jest sama deklaracja (złożenie oświadczenia ZUS OSW), ale faktyczne złożenie raportu informacyjnego za każdego pracownika zatrudnianego w okresie 1999 – 2018 r.Pracodawca, który zadeklaruje składanie raportów i nie odwoła swojego oświadczenia albo rozpocznie przekazywanie raportów informacyjnych i nie przekaże ich za wszystkich pracowników, za których powinien to zrobić, naraża się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (karę grzywny do 5 000 zł).

Czy w okresie 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej nie można wydać tej dokumentacji pracownikowi? Czy pracownik może odebrać swoją dokumentacje tylko w okresie 1 miesiąca po upływie 10 lat?

Ustawa z 10 stycznia 2018 r. wprowadza do Kodeksu pracy wyraźny przepis, który nakazuje wydanie pracownikowi na każde żądanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również powinni otrzymać swoją dokumentację.Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Pracodawca jest zobowiązany do przekazania w formie papierowej pracownikom formularza ZUS RIA. Co w przypadku, jeśli pracownik (który został zwolniony np. w 2010 zmienił adres zamieszkania i nie mamy z nim kontaktu)?

Płatnik składek przekazuje do ZUS raport informacyjny ZUS RIA za pracownika:
– wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia ZUS OSW,
– w terminie do 12 miesięcy, od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń przed złożeniem tego oświadczenia.
Pracodawca przekazuje zatem pracownikowi kopię raportu informacyjnego ZUS RIA na bieżąco, gdy rozwiązuje z nim stosunek pracy. Nie przekazuje kopii raportu osobie, która została zwolniona np. w 2010 r. Osoba ubezpieczona zostanie natomiast poinformowana przeznas o tym, że pracodawca złożył za nią taki raport.

Co się stanie jeśli po przesłaniu formularza ZUS OSW, pracodawca zapomni przesłać w odpowiednim czasie formularz ZUS RIA dla jednego wybranego pracownika? Czy to oznacza, że wobec tego konkretnego pracownika pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentacje przez 50 lat? Czy takie działanie nie ma wpływu na okres przechowywania dokumentacji pozostałych pracowników?

Decyzja o skróceniu czasu przechowywania akt pracowniczych powinna być bardzo starannie przemyślana przez pracodawcę. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, którzy byli zatrudniani przez pracodawcę w okresie 1999 – 2018 r. Jeśli zdecyduje się on na skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych i nie przekaże raportów informacyjnych za wszystkich pracowników, to będzie musiał przechowywać ich dokumentację przez 50 lat.ZUS będzie prowadził postępowania wyjaśniające i przypominał o obowiązku złożenia raportów informacyjnych ZUS RIA, jeśli w określonym czasie po złożeniu oświadczenia nie wpłyną do ZUS raporty za wszystkich ubezpieczonych.

Po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA istnieje obowiązek wydania byłemu pracownikowi dokumentów związanych z zatrudnieniem. Czyli po okresach wskazanych powyżej pracodawca ma obowiązek wysłać dokumentację pracownika na jego adres? Czy ma poinformować że może sobie tą dokumentacje odebrać? Czy jeśli sam nie odbierze w jakimś czasie to możemy ja zniszczyć?

Zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które został złożony raport informacyjny, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również otrzymają swoją dokumentację.Pracodawca ma obowiązek wydać całość lub część dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi, a w przypadku śmierci tych osób:
– dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
– przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
– małżonkowi (wdowie i wdowcowi),
– rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Wydanie kopii całości lub części dokumentacji następuje na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.Pracodawca informuje pracowników w takiej formie, w jakiej do tej pory przekazywał informacje np. pismem obiegowym, w postaci maila, czy informując w sposób bezpośredni. Należy pamiętać, że o zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracodawca musi poinformować także byłych pracowników: na piśmie lub elektronicznie.Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji. Może więc odpowiednio zaplanować ten proces, tak by zrobić to w zgodzie z Kodeksem pracy, rozporządzeniem, a także przepisami o ochronie danych osobowych.

Czy pracodawca będzie miał obowiązek przekazać same raporty czy również umowy?

Pracodawca będzie przekazywał do ZUS same raporty. Pracownik będzie miał prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą po upływie okresu jej przechowywania. Jeżeli płatnik składek przekazuje ZUS RIA wraz z ZUS ZWUA, wówczas wraz z kopią ZUS RIA przekazuje pracownikowi dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1999 r. do 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (praca wymieniona w starych wykazach) oraz pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (praca wymieniona w nowych wykazach).

Płatnik składa oświadczenie ZUS OSW. Wycofać ten dokument może tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Czy złożenie ZUS RIA za zwolnionego pracownika uniemożliwia płatnikowi wycofanie się z oświadczenia OSW, czyli czy w tym przypadku płatnik traci możliwość rezygnacji z OSW w terminie 12 miesięcy?

Przykład: Po upływie miesiąca od złożenia oświadczenia ZUS OSW płatnik rozwiązuje umowę o pracę z jednym z pracowników, czyli łącznie z dokumentem ZUS ZWUA powinien złożyć ZUS RIA. Złożenie RIA za zwolnionego pracownika uniemożliwia płatnikowi wycofanie się z oświadczenia OSW, czyli płatnik traci możliwość rezygnacji z OSW w terminie 12 miesięcy.Pracodawca nie ma terminu na złożenie oświadczenia ZUS OSW. Sam decyduje, czy chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych i kiedy to zrobi. Musi być to jego dobrze przemyślana decyzja. Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła- wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:
– w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia- jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
– wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Czy blok IV na formularzu ZUS RIA – rozwiązanie/wygaśnięcie ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego należy wypełniać tylko dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę? Czy za zleceniobiorców wypełniane są tylko pozostałe pola (oczywiście jeśli dotyczą danej osoby), z wyłączeniem bloku IV? Czy blok V w formularzu ZUS ZWUA nie dotyczy zleceniobiorców?

Cały blok IV na ZUS RIA i blok V na ZWUA – rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (powołania, mianowania, wyboru). W ZUS RIA za zleceniobiorców wypełnia się pozostałe bloki – ale tylko te, które dotyczą danego zleceniobiorcy.Blok V na ZUS ZWUA będzie wypełniany za pracowników, z którymi nastąpiło rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku służbowego od 01.01.2019 r.Dodatkowo blok dotyczący rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego wypełnia się tylko wtedy, gdy nastąpiło ostateczne rozwiązanie stosunku pracy – jeśli następuje zmiana schematu podlegania to pracodawca nie wypełnia tego.

Raport ZUS RIA składa się za ubezpieczonych zgłoszonych po raz pierwszy w okresie 01/1999-12/2018. A jak powinien postąpić płatnik w sytuacji, gdy w latach 1995-1997 zatrudniał ubezpieczonego na umowę zlecenie, który był zgłoszony jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego?

Przykład: Ubezpieczony był zatrudniony w latach 1995-1997 na umowę zlecenie i zgłoszony był tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Od 1.01.2000 r. pracodawca zatrudnia tę osobę na umowę o pracę. Czy za tego pracownika składa raport ZUS RIA, czy nie może w takim przypadku skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt (bo zgłaszał już tę osobę przed 01/1999 r. – pomimo , że tylko do ubezpieczenia zdrowotnego)?W latach 1995-1997 istniało tylko ubezpieczenie społeczne, a ustawa z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym weszła w życie z dniem 1 stycznia 1999 r. W okresie od 22.02.1995 r. do 31.12.1998 r. obowiązkowe ubezpieczenie społeczne obejmowało osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia zawartej na okres, co najmniej 15 dni.Obowiązek ubezpieczenia dotyczył również umów zawartych na okresy krótsze niż 15 dni, jeżeli łączny okres umów zawartych z tym samym pracodawcą, wynosił, co najmniej 15 dni, a przerwy pomiędzy tymi umowami były krótsze niż 60 dni.Raport informacyjny ZUS RIA składa się za ubezpieczonych zgłoszonych po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od stycznia 1999 grudnia 2018 r. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych z 13 października 1998 r. ubezpieczenie zdrowotne nie jest wymienione, jako ubezpieczenie społeczne. W sytuacji, gdy w latach 1995-1997 płatnik zatrudniał ubezpieczonego na umowę zlecenie i nie zgłosił go do ubezpieczeń, a jako pracownika zatrudnia go od 1.01.2000 r., to za tego pracownika powinien złożyć raport informacyjny ZUS RIA wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń społecznych. Zatem będzie mógł skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt.

Czy istnieją jakieś kontrolne walidacje pomiędzy kodem wygaśnięcia/ rozwiązania a kodem podstawy prawnej, ewentualnie z kodem wyrejestrowania (ZWUA V.02 oraz V.03 oraz IV.03)?

Została określona weryfikacja dla dokumentu ZUS ZWUA w zakresie daty wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj. data w bloku IV. pole 02 powinna być późniejsza o 1 dzień od daty rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego podanej w bloku V. pole 01. Weryfikacja będzie wykonywana dla dokumentów z datą wyrejestrowania od 1.01.2019 r.Dodatkowo w ramach wypełnienia dokumentu ZUS RIA za ubezpieczonego, z którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy po 1.01.2019 r. nastąpi sprawdzenie daty rozwiązania /wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego wykazanej w bloku IV. pole 01 z datą rozwiązania /wygaśnięcia ostatniego stosunku służbowego w bloku V. pole 01 dokumentu ZUS ZWUA. Poza tym, kody te mogą wystąpić tylko w powiązaniu z kodem 100 i 500 (przyczyna wyrejestrowania z ubezpieczeń).

Płatnik składek złożył druk ZUS OSW. Zatrudniał pracownika w okresie 01.03.2017-31.05.2017 r. Wynagrodzenie było wypłacane w danym miesiącu (żadnych dodatkowych wypłat wypłaconych w 2018 r.). Pracownik nie chorował, nie miał żadnych dodatków, nie wykonywał pracy nauczycielskiej, ani pracy w szczególnych warunkach. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć za niego druk ZUS RIA. Czy w takim wypadku wypełnia za tego pracownika w druku ZUS RIA tylko blok I, II, III i IV?

Tak. W takim przypadku płatnik składek powinien wypełnić tylko blok I,II,III,IV.

W firmie XX byli zatrudnieni pracownicy od 1999 r. W grudniu 2015 r. nastąpił podział firmy i część pracowników została przejęta przez firmę YY w trybie art. 23 ¹ Kodeksu Pracy. Pytanie jest następujące, która firma ma sporządzić raporty ZUS RIA za ubezpieczonych w związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji. Czy ma to zrobić firma XX, czy firma YY, przy założeniu, że obie firmy nadal prowadzą działalność?

W myśl art. 23 ¹ Kodeksu pracy, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Przejęcie części zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętej części zakładu. Powyższe oznacza, że poprzedni pracodawca musi udostępnić nowemu wszelkie dokumenty pracownicze. Obowiązek ten jest wskazany wprost w § 9 obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894): § 9. W sytuacji określonej w art. 23 ¹ Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika. W opisanym przypadku nowy pracodawca ma obowiązek złożyć raporty informacyjne ZUS RIA za przejętych pracowników.

Proszę o wyjaśnienia dotyczące obowiązku złożenia ZUS RIA przez płatnika, który złożył w styczniu 2019 r. oświadczenie ZUS OSW w następujących przypadkach

Przykład 1: Płatnik zatrudnia zleceniobiorcę od 10/2018 r. (jedyny tytuł więc zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z kodem 041100). 31.03.2019 r. płatnik wyrejestrowuje tego ubezpieczonego (umowa zlecenie została rozwiązana). 1 kwietnia 2019 r. zatrudnia tę osobę na umowę o pracę i zgłasza go do ubezpieczeń z kodem 011000. Czy w tym przypadku płatnik wraz z wyrejestrowaniem ZWUA (kodu 041100) dotyczącym zlecenia powinien złożyć raport ZUS RIA, pomimo, że od 1 kwietnia będzie zatrudniał tę osobę tylko jako pracownika? Czy w sytuacji, gdy zamierzał daną osobę zatrudnić na dalszy okres (bez dnia przerwy) tylko na podstawie innej umowy raport RIA powinien złożyć dopiero w momencie rozwiązania umowy o pracę (wraz z wyrejestrowaniem ZUS ZWUA kodu 011000)?

Płatnik składa raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonych, których zgłosił po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Jeśli zatem zleceniodawca zatrudnił osobę na umowę zlecenie od października 2018 r. i wyrejestrował ją z dniem 31 marca 2019 r., to raport ZUS RIA powinien złożyć wraz z wyrejestrowaniem ZUS ZWUA. Nie ma znaczenia, że od 1 kwietnia 2019 ponownie go zatrudnia.

Przykład 2: Pracownik (kod 011000) zgłoszony do ubezpieczeń od 10/2018 r. Umowa na czas określony do 31.03.2019 r. Kolejną umowę płatnik zawiera z pracownikiem od 5.04.2019 r. (przerwa w zatrudnieniu 4 dni). Czy wraz z ZWUA (dotyczącym wyrejestrowania z dniem 1.04.2019 r.) powinien złożyć RIA pomimo, że ponownie zatrudnił tego samego pracownika?

W tym przypadku pracodawca składa ZUS RIA wraz z ZUS ZWUA z dniem 1.04.2019 r.

Przykład 3: Płatnik zatrudniał pracownika (011000) w latach 01/1999-12/2017. Pracownik jest już wyrejestrowany z dniem 01.01.2018 r. Płatnik w czerwcu 2019 r. podpisuje umowę zlecenie z tym byłym pracownikiem. Zgłasza go jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego (osoba ta podlega obowiązkowo do ubezpieczenia społecznego z innego tytułu). Czy płatnik powinien złożyć ZUS RIA za tego pracownika za okres zatrudnienia 01/1999-12/2017 w terminie 12 miesięcy (od złożenia ZUS OSW)? Umowa zlecenie z 06/2019 r. jest kolejnym zgłoszeniem tego ubezpieczonego u danego płatnika ale dotyczy tylko ubezpieczenia zdrowotnego. A kiedy płatnik powinien złożyć ZUS RIA, gdyby z tytułu umowy zlecenia z 06/2019 r. ubezpieczony podlegał do wszystkich ubezpieczeń (nie tylko do zdrowotnego)?

Płatnik składa ZUS RIA w ciągu 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW za zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. (zwolnionych do 31 grudnia 2018 r.). Zatem za pracownika, który miał okres zatrudnienia od stycznia 1999 r.do grudnia 2017 r., zwolnionego 1 stycznia 2018 r. pracodawca powinien złożyć raport ZUS RIA w terminie 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW.Tak samo w przypadku, gdy z umowy zlecenia z 6/2019 ubezpieczony podlegałby wszystkim ubezpieczeniom – w ciągu 12 miesięcy od złożenia OSW. Ważne jest zatrudnienie, które zaczęło się w okresie przed 1 stycznia 2019 r., które w tym przypadku skończyło się w 2017 r. Nie ma znaczenia, że ponownie umowa została nawiązana w 2019 r.

Czy dokument ZUS OSW można składać i odwoływać kilka razy?

Tak. Z tym, że gdy zostało przekazane oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW , to odwołanie tego oświadczenia jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy nie został jeszcze złożony żaden raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonego.Przekazanie pierwszego raportu informacyjnego uniemożliwia odwołanie oświadczenia.

Czy można wypełnić w programie Płatnik dokument ZUS RIA tylko w trybie edycji – na próbę, żeby sprawdzić czy przedsiębiorca umie wypełnić wszystkie bloki, jeśli wcześniej nie wyśle OSW?

Dokument ZUS RIA w programie Płatnik wypełnia się tak jak każdy inny dokument. Będzie można go wypełnić nawet jest nie będzie wcześniej wysłane oświadczenie OSW. Jedynie taki RIA nie będzie mógł być wysłany do ZUS.

Czy płatnik zlikwidowany będzie mógł złożyć dokumenty OSW i RIA?

Dokument ZUS OSW i ZUS RIA składają płatnicy, którzy są aktywni, a więc rozliczają należne składki za zatrudnione osoby. Te podmioty mogą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku płatnika zlikwidowanego – został przejęty przez innego płatnika złożyć OSW i RIA może następca prawny. Przejęcie zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętego zakładu. Oznacza to, że poprzedni pracodawca musi udostępnić nowemu wszelkie dokumenty pracownicze. Obowiązek ten jest wskazany wprost w § 9 obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).

Czy w sytuacji gdy płatnik (osoba fizyczna) prowadził działalność w okresie np. 1995-2003 r. i następnie ją zlikwidował a od np. 2006 r. rozpoczął nową działalność (dane identyfikacyjne takie same) ma możliwość złożenia oświadczenia ZUS OSW tylko w odniesieniu do tej drugiej działalności? Czy też będzie musiał złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich pracowników i zleceniobiorców za okres od 1999 r. do 2018 r. (czyli również z pierwszej działalności)?

Jeżeli płatnik (osoba fizyczna) prowadził działalność w okresie 1995-2003, a następnie ją zlikwidował i od 2006 r. rozpoczął nową działalność, to będzie musiał złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych (pracowników, zleceniobiorców), którzy zostali zgłoszeni przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Czy w formularzu ZUS RIA blok X pozycja 02-03 oraz 15-16 w zakresie dotyczącym okresu pracy wykonywanej w szczególnych warunkach, w sytuacji, gdy pracownik świadczył pracę w warunkach szczególnych w większej ilości okresów niż dwa, należy dla danego pracownika sporządzić kolejny formularz RIA i wypełnić go w całości?

Blok X jest blokiem wielokrotnym. Płatnik będzie mógł dodać kolejne okresy bez konieczności wypełniania kolejnego dokumentu ZUS RIA.

Źródło: www.zus.pl